Header Header
۲۳ مهر ۱۳۹۵ - ۲۲:۴۰
كدخبر: ۹۶۴۱۲

از سخت ترین و البته قدرتمندترین تکنیک های دنیای موفقیت، مدیریت زمان است…
چطور از 24 ساعت روزانه تان استفاده میکنید؟
آیا تکنیک هایی بلدید تا بتوانید نهایت استفاده را  از این 24 ساعت ببرید؟

اگر به تازگی کسب و کاری راه اندازی کردید و یا کاری جدید شروع کردید، اولین و تنها مهارت مهم در شروع به آن نیاز خواهید داشت، مدیریت زمان است. زیرا به کمک مدیریت زمان میتوانید بهترین کارها را در صحیح ترین زمان ممکن به پایان برسانید.

اکثرمان بلد نیستیم زمان مان را مدیریت کنیم.
نه در مدرسه و نه در دانشگاه هیچکس به ما آموزش نداده چطور زمان مان را مدیریت کنیم…

بنابراین هرآنچه که از مدیریت زمان در ذهن داریم، تفکر غالبِ بعضی افراد مادرزادی بلدند زمانشان را مدیریت کنند, است. به اشتباه فکر میکنیم مهارت مدیریت زمان تنها یک استعداد خدادادی است… در صورتی که اصلا اینطور نیست !

مدیریت زمان یک مهارت است.
یعنی اینکه باید یادبگیرید و با تمرین زیاد در آن متخصص شوید.

برای مثال ، مدیران شرکت های بزرگ دنیا مانند Apple، Microsoft، IBM و … بیش از مدیران شرکت های معمولی باید در طول روز کار انجام بدهند ! این افراد نیاز به مهارتی دارند تا به آنها کمک کند اگر دیگران در طول روز 3 کار مهم انجام میدهند این افراد 30 کار مهم انجام دهند !

شاید تعجب کنید، اما آنها مجبورند !

پیتر دراکر

حتی اگر شما به تکنیک های مدیریت زمان مجهز شوید و یادبگیرید چطور از آن استفاده کنید، احتمالا یک روز پر مشغله با ساعات کاری تا دیروقت و خسته کننده به یک صبح تا ظهر کاری تبدیل خواهد شد !

میدانید چرا؟ چون شما یادمیگیرید چطور بهترین استفاده را از زمانتان ببرید.
برای مثال اگر هنگام صبح ذهن شما بانشاط و آماده دریافت اطلاعات است، مطالعات تان را در هنگام صبح برنامه ریزی میکنید و با اینکار به جای 3 ساعت زمان برای مطالعه در شب به 30 دقیقه زمان برای مطالعه در هنگام صبح تقلیل پیدا میکند… این یعنی 2.5 ساعت زمان اضافی در دستان شما !

ما در این مقاله میخواهیم به شما یاد بدهیم چطور در طول روز بیش از 10 ساعت زمان اضافه بدست آورید ! شما به کمک تکنیک های فوق پیشرفته ای که در ادامه خواهید خواند، تبدیل به یک فرد حرفه با مهارت تخصصی مدیری زمان خواهید شد.

هرکدام از تکنیک هایی که در ادامه میخوانید، خلاصه و نسخه کاربردی از تکنیک هایی با پشتوانه علمی و مکتوب شده در کتب مختلف است. شما نیاز به توضیح اضافه و چــرا های این تکنیک ها ندارید، فقط کافیست بدانید چطور باید از آنها استفاده کنید.

در انتهای این مقاله، توصیه های مفیدی که مدیران 500 شرکت برتر برای مدیریت بهتر زمان توصیه کرده اند آمده است، آنها را نیز یادداشت کنید و تا یک هفته هر روز مرور کنید تا ملکه ذهن تان شوند.

آماده اید به بانک تکنیک های مدیریت زمان متصل شوید؟ 

تکنیک شماره 1
همیشه زمان وجود داشته و خواهد داشت
اولین و مهم ترین تکنیکی که باید بلد باشید این است : شما هیچوقت زمان کم نمی آورید !
اگر کاری را نتوانستید سر موعد تعیین شده تمام کنید، به خاطر این است که وضعیت مهم یا اضطراری آنرا برای تمام شدن یا دست کم گرفتید و یا اهمیت ندادید و اولویت تمام کردنِ آنرا به کاری دیگر (و البته لذت بخش تر) دادید.
از این به بعد چه کار کنید؟ در ابتدای روز کارهایی که باید در طول روز انجام دهید را بر روی کاغذ بنویسید و به ترتیب شماره آنها را اولویت بندی کنید و تا زمانی که بالاترین اولویت از لیست تان تمام نشده به سراغ اولویت بعدی نروید !

 

تکنیک شماره 2
روزهایتان سریع تر از چیزی که فکر میکنید با کارها پر میشوند
تصور نکنید در طول روز فقط کارهایی که فکرمیکنید باید انجام دهید، واقعا انجام خواهید داد !
این اشتباهی است که اکثر مدیران و کارآفرینان جوان انجام میدهند… یک عالمه کار مهم و انجام دادنی بر روی کاغذ لیست میکنند و سعی میکنند تمام آنها را در طول روز تمام کنند و درست در همین لحظه کارهای غیرمنتظره یکی پس از دیگری سر و کله شان پیدا میشود.
از این به بعد چه کار کنید؟ فقط بر روی 3 تا 6 کار مهم در طول روز تمرکز کنید. هرچقدر تعداد وظایف روزانه تان بیشتر باشد، به همان میزان احتمال انجام نشدن آنها افزایش پیدا خواهد کرد.
اگر میخواهید اولویت بندی صحیحی داشته باشید، مقاله جعبه جادویی آیزنهاور را بخوانید.

 

تکنیک شماره 3
دقت کنید در چه منطقه مهمی قرار دارید
این اتفاق کاملا طبیعی است : بعضی روزها شما اصلا حـِس کار کردن ندارید ! بعضی روزها هم دوست دارید 12 ساعت یک ضرب کار کنید. اینکه بفهمید در چه منطقه ای قرار دارید مهم است، اگر در منطقه جادویی موفقیت تان باشید، باید بیشتر کار کنید و از کارتان لذت ببرید اما اگر احساس کردید انگار امروز روز کار کردن نیست، از کارتان دست بکشید و شروع به انجام کارهایی کنید که دوست دارید.
با اینکار شما ضمیرناخودآگاه تان احترام میگذارید و کمک میکنید در آینده از طریق احساسات شما را نسبت به انجام کارهای صحیح یا غلط بیشتر در جریان بگذارد.

 

تکنیک شماره 4
اهداف شخصی و کاری تان را در یک راستا هماهنگ کنید
اگر دوست دارید بهره وری تان افزایش زیادی پیدا کند، کافیست اهداف شخصی و کاری تان را درست در یک صف پشت سر هم ردیف کنید. برای مثال، اگر هیچ علاقه ای به کار کردن و معامله در کشور چین ندارید، بهتر است چند ماه در دوره های ارتقای سطح کاری تان شرکت کنید تا اینکه به کلاس زبان چینی بروید !
از زمان تان به شیوه ای استفاده کنید که هم اهداف شخصی و هم اهداف کاری تان را تحت پوشش قرار بدهد.
در همین زمینه، یک لغت مهم وجود دارد که یادگیری آن در زندگی تان انقلاب ایجاد میکند، اینجا را بخوانید.

 

تکنیک شماره 5
فرق زیادی بین تلاش و سخت کار کردن وجود دارد
سخت کار کردن کاری صحیح نیست !
افراد موفق و ثروتمند دنیا هیچوقت سخت کار نکردند… اغلب اوقات آنها حتی کمتر از کارمندانشان هم کار میکنند. اما در عوض، آنها سخت تلاش میکنند ! تا کار مهمی که باید انجام دهند را تمام نکنند دست از تلاش بر نمیدارند.
اما به اشتباه فکر میکنیم برای موفقیت باید سخت کار کنیم و خودمان را در کار غرق کنیم؛ این طرزفکر فقط باعث میشود در بلند مدت از کار زده شویم و تمام کارمان را رها کنیم… سخت کار کردن فقط باعث افتِ بهره وری تان خواهد شد. این مطلب را بخوانید

بنجامین فرانکلین

تکنیک شماره 6
در یک زمان، یک کار؛ تمام.
تا به امروز تصور میکردید اگر هنگام صرف نهار کار کنید و هنگام کار برای ساعات بعد از کار برنامه ریزی کنید بهره وری بالایی دارید؟ خیر ! در واقع شما درحال کشتنِ بهره وری تان هستید…
تحقیقات ثابت کرده زمانی که تمرکز شما از کاری به کاری دیگر تغییر جهت میدهد، ذهن شما انرژی زیادی را صرف تمرکز بر روی کار جدید میکند و این یعنی استفاده بی رویه از انرژی و خستگی زود هنگام !
فقط در یک زمان، بر روی یک کار مهم تمرکز کنید. کاری با بالاترین اولویت در لیست کارهایتان.

 

تکنیک شماره 7
حواس پرتی ها قابل کنترل هستند
شما میتوانید به کمک ابزارها و تکنیک هایی از حواس پرتی ها جلوگیری کنید و تمرکز تان را افزایش دهید.
برای نمونه میتوانید از روش پامادورو (اینجا را بخوانیدبرای مدیریت زمان تان استفاده کنید؛
به کمک این روش شما کارتان را به زمان های کوتاه اما با تمرکز بالا بر روی کارتان تقسیم میکنید و با استراحت های چند دقیقه ای بین کار باعث میشوید ذهن تان با تمرکز بالایی کار مورد نظر را ادامه دهد.

 

تکنیک شماره 8
از کارهای کوچک شروع کنید
اگر بیش از 20 دقیقه برای شروع به کار بر روی اولین اولویت تان زمان صرف شد، این یعنی خیلی سریع اولویت تان را تغییر دهید و قبل از آن کاری کوچک از لیست کارهایتان را انتخاب کنید و مشغولش شوید.
با انجام دادن آن کار کوچک ذهن شما در مسیر انجام کارهای دیگر قرار میگرد و راحت تر کار بعدی را قبول میکند. این مسئله برای دوران بعد از مسافرت نیز جوابگو است. زمانی که در مسافرت هستید کاملا از محیط کاری دور هستید و هنگامی که برمیگردید سرکار، انگار نمیتوانید کاری را شروع کنید؛ از این تکنیک حتما استفاده کنید.

 

تکنیک شماره 9
کار را به کمال ترجیح دهید
مهم نیست کارتان خوب است یا بد، فقط شروع کنید به انجام دادنش و منتظر نباشید همه چیز در بهترین شرایط برای انجام دادن وظیفه تان قرار داشته باشد.
در همین زمینه توضیحات بیشتر را میتوانید در مقاله  پرتگاه زیگارنیک و فقط همین 3 دقیقه بخوانید و البته فرمول MG2 را هم بخوانید.
از ژنرال های سرشناس امریکایی جرج پاتون سخنی در همین زمینه وجود دارد : یک نقشه خوب که همین الان اجرا شود بهتر است از یک نقشه عالی که هفته بعد اجرا میشود.

 

تکنیک شماره 10
ساعات بیشتر به معنی نتایج بهتر نیست
تصوری اشتباه اما رایج در بین ما ایرانیان وجود دارد که کار کردنمان را بر اساس ساعات کاری مان مشخص می سنجیم… شرکت های بزرگ دنیا خیلی وقت است دیگر به این شیوه کارمندانشان را اداره نمیکنند !
اگر شما در کل ساعات اداری پشت میز دفتر کارتان بنشینید هیچوقت کارها خود به خود انجام نمیشوند، شما باید کارهای مشخص شده را در طول ساعات کاری تان کاملا با وضوح کامل از نتایجی که باید بدست آورید مکتوب کنید و تمام تمرکزتان را بر انجام آنها معطوف کنید.
از این به بعد بر روی کاغذِ یادداشتی، نتایجی که باید در یک ساعت آینده، قبل از ناهار، قبل از پایان ساعات اداری و انتهای روز بدست آورید را مکتوب کنید. این کار به شما اجازه میدهد ذهن شما بدنبال نتایج بگردد و تا زمانی که آنها را پیدا نکرده است دست از تلاش بر نمیدارد.

 

تکنیک شماره 11
کارهایی که نیاز به فکر کردن دارند را از دیگر کارها جدا کنید
کارهایی که باید در طول روز انجام دهید به دو دسته تقسیم میشوند : کارهایی که نیاز به فکر کردنِ دارند و کارهایی که یکبار فکر میکنید و فقط شروع به انجامشان میکنید.
اگر این ذهنیت را داشته باشید و کارهایتان را بر اساس این دسته بندی جدا کنید، شما زمان زیادی را در طول روز صرفه جویی خواهید کرد. برای نمونه فکر کردن به متن تبلیغاتی که میخواهید به آژانس تبلیغاتی بدهید نیاز به فکر کردن دارد، اما بسته بندی کالاها نیاز به فکر کردن زیاد ندارد. میتوانید کارهای دسته اول را در ساعاتی که فکر شما خلاق تر است انجام دهید و کارهای دسته دوم را در ساعاتی که خستگی فکری تان را میخواهید برطرف کنید.


تکنیک شماره 12


وظایف کوچک راحت تر از هدف بزرگ، بدست می آیند
این تکنیک مورد علاقه مربی مشهور فوتبال آمریکایی آلاباما، نیـک سابــان (Nick Saban) است.
او معتقد است بازیکنان نباید در بازی به بــــرد اصلا فکر کنند ! در عوض آنها باید فقط به وظایف شان در لحظه فکر کنند که چطور آنها را به صحیح ترین شیوه ممکن انجام دهند.
برای استفاده از این تکنیک، شما باید وظایف تان را در لحظه شناسایی کنید؛ برای این منظور همیشه این سوال را از خودتان بپرسید آیا همین الان در حال انجام بهترین کاری هستم که میتوانم انجام دهم؟ اگر پاسخ تان منفی بود، سراغ بهترین کاری بروید که میتوانید انجام دهید و شما را به هدف تان نزدیک تر میکند، پیروزی را فراموش کنید و فقط بر روی انجام صحیح وظایف تان تمرکز کنید.

 

تکنیک شماره 13
اگر بیش از 20 دقیقه شروع کارهایتان طول کشید، به سراغ کار بعدی بروید
در شروع هر روز، افراد موفق لیست کارهایی که باید در طول روز انجام دهند را تهیه میکنند و مدام در حال برانداز کردنِ آن و بررسی کارهای باقی مانده هستند. اما بعضی اوقات کاری که باید انجام شود یا بیش از حد خسته کننده است و یا لذت بخش نیست، بنابراین بیش از حد لازم انجام آن کار طول می کشد و همین امر باعث میشود وظایف و کارهای بعدی با کمبود وقت و عدم تناسب پیش برود.
برای این منظور از این به بعد اگر هنوز کاری را شروع نکردید و بیش از 20 دقیقه در حال کلنجار رفتن با خودتان هستید، آن کار را رها کنید و به سراغ کار بعدی بروید.

 

تکنیک شماره 14
پیغام هایی را که میبینید اگر پاسخ دادن به آنها کمتر از چند دقیقه طول میکشند، پاسخ دهید
اکثر مربیان و مشاوران موفقیت توصیه میکنند پیغام های صوتی، پیامک ها، ایمیل ها و … را در یک ساعت مخصوص در روز پاسخ دهید. اما این تکنیک جدید بازخورد بهتری دارد… هر پیام کوتاه یا ایمیلی مشاهده میکنید، اگر پاسخ دادن به آن کمتر از 3 دقیقه طول خواهد کشید، حتما پاسخ دهید.
اینکار باعث میشود حجم پردازنده ذهنی شما برای پاسخ دادن به آن پیام تخلیه شود و برای وظایف بعدی ظرفیت بیشتری برای تمرکز داشته باشید.

 

تکنیک شماره 15
هر روز و هر لحظه برنامه ریزی نکنید، فقط ساعاتی خاص
اگر بخواهید هر روز برنامه ریزی کنید و تصمیم بگیرید چه کارهایی انجام دهید در حال از دست دادن انرژی و تمرکزتان برای انجام کارها و اتمام آنها در کمترین زمان ممکن هستید.
در عوض از این تکنیک ساده استفاده کنید، ساعاتی از هفته را فقط به برنامه ریزی کارهایی که باید در طول هفته و در طول ساعات روزانه تان انجام دهید اختصاص دهید و در شروع روز، فقط بر روی انجام کارهایی که قبلا مشخص کردید تمرکز کنید؛ این روش به مراتب بهره وری تان را افزایش خواهد داد.

 

تکنیک شماره 16
هیچ دو وظیفه و کاری به یک اندازه مهم نیستند
قبلا در مورد لیست کارها صحبت کردیم؛ خیلی خیلی مهم هستند و حتما باید روزانه یکی داشته باشید.
اما مهم تر از لیست کارها، اولویت بندی آنهاست !
برای اینکار یک تکنیک جالب وجود دارد : پس از اتمام نوشتن لیست کارهایی که باید در طول روز انجام دهید، از خودتان سوال بپرسید اگر فقط یک کار مهم میتوانستم از بین کارهای این لیست انتخاب کنم و امروز فقط آنرا انجام دهم آن کار کدام است؟ و پس از مشخص شدن آن کار، اولویت شماره 1 را به آن کار اختصاص دهید، و با نادیده گرفتن آن کار، از بین کارهای باقی مانده مجدد این سوال را بپرسید و اولویت 2 را مشخص کنید و تا انتهای لیست اولویت بندی کنید.

 

تکنیک شماره 17
همیشه مهم ترین کار، اولین کار است
در اصل، باید قورباغه را قورت دهید ! هیچ راه گریزی وجود ندارد…
این توصیه برایان تریسی است، نویسنده معروف کتب خودیاری و انگیزشی که چطور زمانتان را مدیریت کنید؛ برای این منظور پس از اولویت بندی به کمک تکنیک شماره 16، برای افزایش بهره وری تان همیشه سعی کنید تا زمانی که کار شماره 1 تان تمام نشده، به سراغ کار شماره 2 نروید !
با این تکنیک ساده شما حجم زیادی از تمرکزتان را برای کارهای بعدی ذخیره خواهید کرد؛ حتما امتحان کنید.

استقاون کاوی

تکنیک شماره 18
اگر کسی را پیدا کردید که توانست کاری را که شما انجام میدهید، 80% آنرا انجام دهد؛ کارتان را به او بسپارید.
در دنیای کسب و کار و موفقیت فردی، برون سپاری یک هنر است !
افراد موفق خودشان را با کار زیاد خسته نمیکنند، آنها میدانند چطور زمانشان را با برون سپاری بخرند… برای این منظور سعی کنید کارهایی را که میتوانید به دیگران بسپارید، حتما به دیگران بسپارید. بدون کمترین شک و شبه ای این کار را انجام دهید.

 

تکنیک شماره 19
تمرکز بر گذشته پیشرفت برنامه هایتان را کند میکند
این تکنیک مدیریت زمان، بر روی زندگی شخصی تان نیز تاثیر بسزایی خواهد گذاشت. هرگز هنگام انجام کاری به گذشته یا آینده فکر نکنید. مهم نیست در گذشته شکست خوردید یا در آینده موفق خواهید شد؛ تنها چیزی که باید بر روی آن تمرکز کنید این است : چطور همین الان همین کاری را که در حال انجام آن هستم را به بهترین نحو ممکن انجام دهم.
زمانی را که به فکر کردن به گذشته یا آینده اختصاص میدهید، میتوانید با نیروی فکر مثبت جریان پیشرفت برنامه های زمان حالتان را بهبود ببخشید.

 

تکنیک شماره 20
نوت برداری فراموش نشود !
هرگز فکر نکنید همیشه همه چیز را به خاطر خواهید سپارد.
هیچکس کامل نیست و هیچکس قهرمان حافظه دنیا نیست؛ افراد موفق زمان شان را با فکر کردن و به یادآوردن چیزها هدر نمیدهند. حتی انیشتین نیز شماره تلفن منزل شان را به خاطر نداشت و زمانی که از او پرسیدند چرا آنرا حفظ نمیکند پاسخ داد : چرا باید ذهنم را با اطلاعاتی که میتواند در دفترچه یادداشتم داشته باشم، پر کنم؟ من از نیروی فکرم استفاده بهتری میکنم…

 

تکنیک شماره 20+1
با در ذهن داشتن اهداف کوتاه مدت و عینی اما بـــزرگ، برنامه روزانه تان بهتر پیش میرود
اگر رویاهای بزرگی در سر دارید، اهداف بزرگ و بلند مدت و دلنشینی دارد آنها شاید در طول روز در حین انجام کارهای سخت به شما کمک نکنند انگیزه لازم را برای ادامه و اتمام برنامه تان داشته باشید.
در عوض، اهداف کوتاه مدت و دلپذیری برای خودتان داشته باشید تا بتوانید از پس کارهای سخت اما مهم روزانه تان برآیید. این اهداف میتوانند خیلی ساده یک بستنی خوشمزه پس از اتمام کارتان باشد و یا یک استخر برای آرامش در آخر هفته؛ حتما آنها را در طول روز در ذهن تان داشته باشید.

و در آخر، چند خط توصیه از بزرگان

  • یک قرار ملاقات میتواند برنامه روزانه تان را کامل در هم بریزد ! در عوض از دو برنامه ملاقات کوتاه تر استفاده کنید، بهتر جواب خواهید گرفت. از سوزان استنلی
  • همیشه تصور کنید ارزش هر دقیقه تان 1000$ است، حال حاضرید به انجام کاری که الان انجام میدهید ادامه دهید؟ از جیسون کوهــن
  • همیشه یک برنامه روتین و منظم همیشگی داشته باشید تا ذهن تان هر بار نیاز به فکر کردن نداشته باشید از ویلیام دورچ
  • ما همیشه با داشتن محدودیت زمانی تمرکز و بهره وری بیشتری داریم از کِرک گرگوریان
  • همیشه یک لیست از کارهایی که نــــــباید انجام دهید هم داشته باشید. از برایان بــرد


Header